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领导办公会议管理系统

              领导办公会议管理系统
  领导办公会议,特别是项目决策会议,具有议题多、相关资料多等特点。传统的领导办公会议组织管理缺乏有效的管理手段,存在会议资料整理工作量大、速度慢,资料整理不全、资料提供不够及时等问题,跟不上会议召开的要求。而每次会议还需要打印大量的纸质文件,资源浪费巨大。传统管理手段已经无法适应高效、科学决策的要求。
利用大数据相关技术进行数据收集、融合、分析、应用是当前电子政务决策服务的主要发展方向。
        平方软件自主研发的“领导办公会议管理系统”紧密结合政府实际,利用当前国际领先的互联网技术、大数据检索、信息安全等,实现会议全程管理数字化、信息处理自动化、资料检索网络化,为政府机关提供安全可靠的领导会议管理及信息快速检索和利用服务。
  系统具有以下优点:
  1.全程化管理:支持会议的全程化管理,让会议的组织管理工作更加科学、高效、有序;
  2.数字化管理:节省大量的打印和保管成本,极大地缩短打印、装订、分发和查阅的时间,提高会议的组织管理水平;
  3.科学决策、高效决策:参会人员可以通过授权的计算机快速查阅决策所需的海量多媒体信息,提高决策的效率和决策的科学性。
一、系统功能
  系统分为会议资料采集、会议管理和资料利用、辅助办公、系统维护四大功能模块,功能如下:
  *会议资料采集:用于工作人员采集会议的相关资料,例如上报的电子文档、扫描的纸质历史资料、影音数据、互联网搜索信息等六类数据,并经由审核手续后完成会议相关资料的入库工作。
  *会议管理:用于会议议题设置,会议议题相关资料设置等。
  *会议资料利用:用于会议召开时的资料查询、浏览等操作,支持全文检索。
  *辅助办公:支持文件收发,日程安排,消息提醒等功能。
  *系统维护:支持用户管理、权限管理、日志管理等功能。
  1、会前管理
  会前管理工作流程如下图所示:
  (1)来文处理
  对来文及相关资料进行采集、接收、整理,保存在大容量的存储介质中,由主管对采集的材料进行审核。
  (2)会议安排
  包括会议议题设置、会议时间和参加人员安排,以及会议相关资料的准备等。
根据情况设置会议议题,安排会议的时间、参加人员。会议安排完成后,系统将自动生成“会议通知”文件(包含会议议题、时间、地点、与各议题有关的部门等)。
  (3)资料准备
  围绕拟召开会议的议题准备相关会议资料,将会议相关资料进行采集、整理、分类入库到内网数据库,也便于后续会议的重复利用。
  2、会中管理
  (1)现场资料查阅
  支持对当前会议的相关资料进行查询、浏览等操作,支持文本材料的全文检索。提供多种检索方式,如根据关键词和组合条件(如会议名称、文件名、分类、部门、时间等进行查询)进行全文检索,快速准确查找所需信息。
  (2)现场会议记录
     支持工作人员记录会议现场信息。
  3、会后管理
  (1)会议纪要整理
  支持工作人员根据会议记录,以及会议相关资料,生成符合规范的会议纪要、会议决议等。
  (2)会议资料查阅
  对所有会议资料进行查询、浏览等操作。包括会议议题、会议纪要、会议决议、会议相关材料等。
  4、辅助办公(可选)
  (1)文件收发
  用于单位内部之间收发文件资料。在发送文件时需要指定接收方,在接收文件时系统自动确认收件人的身份后,才授权接收人打开下载文件,确保文件安全准确发送到收件人手里。对需要签收的文件,发件人可设置为强制签收。收件人签收确认后,才可以下载文件。
  (2)领导传阅
  用于给相关领导查阅,文件来源可以是外来的电子文档,也可以是外来的纸质文件经扫描后形成的图片文件。将文件资料传递给相关领导,领导收到文件后可以在阅示栏目中批示。指定工作人员可以查看领导的签收情况和批示情况。
  (3)日程安排
  可以设置自己的日程安排。授权人员可以记录、查看内部人员的日程安排。提供到期提醒功能。
  (4)消息提醒
  即时显示用户收到的最新消息,如会议议题安排提醒、日程安排到期提醒、收件箱有多少信息未读、新的通知公告等。可以设置提醒的时间间隔。如果接收者点击确认,则不再提醒。
  (5)通讯录
  记录、查看内部人员的联系方式,方便工作联系。可以单独建立领导/办公室人员的个人通讯录,也可以建立公用通讯录。公用通讯录供所有的内部人员查看。
  5、系统管理
  供系统管理人员进行日常系统维护和管理,包括资料分类管理、用户管理、日志管理及其它辅助功能。